Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

  1. Roermond City Swim (RCS) is een initiatief en programma van de Stichting Roermond City Swim (Stichting RCS).
  2. Doelstelling van Stichting RCS is om evenementen te organiseren om sport & bewegen te stimuleren en om opbrengsten te genereren voor lokale of regionale goede doelen.
  3. RCS vindt plaats onder voorwaarde van verkrijging van de benodigde vergunningen door de betrokken instanties.
  4. Hoewel Stichting RCS verantwoordelijk is voor de inhoud van het programma van de RCS en de inhoud van de website, kunnen hieraan geen rechten worden ontleend.
  5. Alle donaties, exclusief de in rekening gebrachte transactiekosten en een reservering ten behoeve van een structureel en financieel gezonde organisatie, komen ten goede aan het goede doel. De reservering bedroeg in het eerste jaar ongeveer 33% van de donatiegelden. We streven ernaar om dit percentage tot en met 2020 af te bouwen, zodat we vanaf 2021 de volledige donatiegelden kunnen aanwenden voor de goede doelen.
  6. Het bestuurslidmaatschap van de Stichting RCS is een onbezoldigde functie. De bestuursleden krijgen geen onkostenvergoeding. De vrijwilligers die tijdens het evenement aanwezig zijn, krijgen ook geen onkostenvergoeding.
  7. Op de totaal-donatieteller op de homepage en op de profielpagina’s van de deelnemers op www.roermondcityswim.nl zal het bedrag aan donaties zichtbaar zijn. De transactiekosten bedragen € 0,80 ct per transactie. De donateur is vrij hier bij het doneren al dan niet voor te betalen. Gelet op het onder 5 bepaalde zal de donatieteller dus afwijken van het bedrag dat uiteindelijk ter beschikking wordt gesteld aan het goede doel. Dit teneinde ervoor te zorgen dat de organisatie financieel gezond wordt en langjarig goede doelen kan ondersteunen.
  8. De penningmeester van de Stichting RCS behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten.
  9. Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig, is voor de organisatie van het sub 2 genoemde evenement. Alle persoonsgegevens worden door Stichting RCS conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden.
  10. Stichting RCS behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van RCS.
  11. Stichting RCS behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen het programma te beëindigen.
  12. Stichting RCS behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden, onvoldoende waterkwaliteit of een watertemperatuur lager dan 16 graden, het evenement te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of starttijd. Inschrijfgelden worden alleen bij volledige annulering retour gestort, onder aftrek van gemaakte out-of-pocketkosten door de organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden worden in geval van een dergelijke annulering of alternatieve invulling van het RCS programma niet geretourneerd en komen ook dan (met inachtneming van het onder 5 bepaalde) ten goede aan de voor dat jaar geldende goede doelen.
  13. Stichting RCS maakt na afloop van het evenement openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het evenement en rapporteert over de projecten waar dit donatiegeld aan wordt besteed. Deelnemers krijgen tot en met 30 september de gelegenheid aan hun inspanningsverplichting voor wat betreft het ophalen van donatiegeld te voldoen. 
  14. Indien per datum van RCS niet het minimum aan donatiegelden door de deelnemer is opgehaald kan deze deelnemer geen recht doen gelden op een startplaats. Bij inschrijving verwerft de deelnemer immers de status ‘kandidaat deelnemer’ (zonder startrecht). Zodra het minimale donatiegeld is opgehaald verkrijgt de deelnemer een definitief startrecht. Indien op het moment dat het minimale donatiegeld is opgehaald het maximale deelnemeraantal (met startrecht) is bereikt zal betreffende deelnemer op een reservelijst worden geplaatst. De organisatie zal er alles aan doen om die deelnemers die de minimale donatiegelden hebben geworven ook daadwerkelijk te laten starten. 
  15. Stichting RCS heeft een ANBI status. Bij opheffen van de stichting zullen de resterende financiële middelen integraal aangewend worden ter ondersteuning van het alsdan hiertoe te bepalen goede doel.
     

Voorwaarden deelname

  1. Deelname aan RCS en/of de georganiseerde trainingen voorafgaand aan RCS, is voor alle deelnemers op eigen risico. De organisatie kan dan ook op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor enig letsel of  schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die voortvloeit uit of in verband houdt met bezoek aan of deelname aan RCS of op of tijdens de side events, dan wel voorafgaande aan RCS.
  2. Iedere deelnemer wordt bij registratie op de dag van RCS verplicht een vrijwaringsverklaring te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze verklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico’s, verbonden aan (onder andere) de waterkwaliteit en –temperatuur. 
  3. Er kunnen maximaal 500 deelnemers meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting RCS besluit om dit aantal aan te passen.
  4. Elke individuele deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt inschrijfgeld en spant zich in om sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen ten behoeve van het goede doel.
  5. Ieder businessteam betaalt inschrijfgeld (ex btw) en spant zich in om minimaal het minimale donatiegeld per teamlid te werven. Ook voor de individuele deelnemers binnen een team gelden dezelfde (individuele) bepalingen ten aanzien van het werven van donatiegelden en het verkrijgen van een definitief startrecht, zoals hierboven onder punt 14 benoemd.
  6. Een deelnemer mag geen gezondheidsproblemen hebben die een verantwoorde deelname aan de activiteiten in de weg staan. Aan elke deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren.
  7. Een deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot het startgebied op de Roerkade in Roermond.
  8. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op www.roermondcityswim.nl. Betalen voor individuele deelname vindt plaats: ofwel via de in de inschrijvingsmodule aangegeven wijze, ofwel via teambetalingen als de deelnemer lid is van een team.
  9. Is een individuele deelnemer vanwege familie-omstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om aan de start van RCS te verschijnen, dan zal het inschrijfgeld na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring worden geretourneerd mits deze verklaring door de organisatie uiterlijk 1 maand voorafgaand aan het event is ontvangen. Deelnemer dient hiertoe via info@roermondcityswim.nl contact op te nemen met de organisatie. Het door de betreffende deelnemer reeds opgehaalde donatiegeld kan niet worden teruggevorderd. 
  10. Deelnemers die op de dag van RCS jonger zijn dan 16 jaar, dienen minimaal over een A- en B-diploma te beschikken. Tevens dient de wettelijk vertegenwoordiger op de dag van RCS de vrijwaringsverklaring namens deze deelnemer te ondertekenen.
  11. Een deelnemer die op de dag van RCS jonger is dan de minimum leeftijd die voor de betreffende zwemafstand geldt, waaraan de deelnemer wenst deel te nemen, kan ontheffing krijgen indien de deelnemer een daartoe strekkende verklaring van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger overlegt. Deze verklaring moet bij voorkeur vergezeld worden met een verklaring van de zwemtrainer dat de betreffende deelnemer goed in staat is om de gewenste afstand in het open water van Roer en/of Maas te volbrengen. Het bestuur van stichting RCS beslist vervolgens op dit verzoek.

 

VRIJWARINGSVERKLARING

Op de dag van RCS zal een vrijwaringsverklaring ondertekend moeten worden, dat de deelnemer geheel voor eigen rekening en risico gaat zwemmen in open water tijdens RCS.

Tevens verklaart de deelnemer:

  1. dat de organisatie hem/haar vooraf voldoende heeft gewezen op de risico’s die zijn verbonden aan deelname.
  2. hij/zij in geen geval Stichting RCS, noch enige persoon, die betrokken is bij de organisatie van RCS aansprakelijk kan stellen voor lichamelijke schade, ziekte of in het uiterste geval van overlijden van de deelnemer zelf, dan wel van het kind, respectievelijk van een kind over wie de ondertekenaar van de verklaring anderszins zorg draagt.
  3. de ‘organiserende personen of organisatie’ in geen enkel geval aansprakelijk te stellen voor beschadiging, verminking of zoekraken van mijn eigendommen, dan wel die van zijn/haar kind, dan wel van een kind over wie anderszins de zorg wordt gedragen.
  4. Voor deelnemers die op de dag van RCS de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, te verklaren door de wettelijk vertegenwoordiger dat zijn kind, dan wel het kind over wie deze wettelijk vertegenwoordiger anderszins zorg draagt, beschikt over de zwemdiploma’s A en B.


Bijkomende voorwaarden voor deelname via bedrijventeams

  1. Een bedrijventeam bestaat uit maximaal 5 deelnemers van personen die werkzaam zijn of gerelateerd zijn aan het betreffende bedrijf.
  2. Een businessteam betaalt inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via het betalingssysteem op de site.
  3. Is de betaling niet binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur juist voldaan, dan vervalt de status van ‘kandidaat deelnemer’ van alle leden van het betreffende businessteam.
  4. Een bedrijventeam conformeert zich tevens aan de inspanningsverplichting donatiegelden te werven, welke via de teampagina’s kunnen worden gedoneerd. Donatiegelden dienen uiterlijk 30 september 2018 te zijn overgemaakt. Uiterlijk op de datum van de RCS wordt voor elke deelnemer beoordeeld of hij/zij, gelet op het aantal inschrijvingen en het door die deelnemer opgehaalde (minimale) bedrag aan donaties, het recht heeft om te starten.  
  5. Bedrijventeams die niet aan de donatieverplichting hebben voldaan, kunnen geen startrecht claimen.
  6. Per bedrijf mogen er maximaal 5 businessteams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer teams wil participeren, dan dient contact te worden opgenomen met de organisatie. 
  7. Een bedrijf dat als partner de Roermond City Swim ondersteunt, heeft -als onderdeel van het partnerpakket- recht op gratis deelname van 1 bedrijventeam (partner en hoofdpartner), respectievelijk 2 bedrijventeams (premium partner). Ook kunnen de leden van deze teams gratis deelnemen aan de swimclinics. Inschrijven voor teams / clinics voor bedrijventeams van onze partners geschiedt via info@roermondcityswim.nl

Transactiekosten

Over transacties worden transactiekosten berekend. Bij een donatie kan iemand een bijdrage aan de transactiekosten doen.

Persoonlijke gegevens

Alle tot individuen herleidbare gegevens in de elektronische correspondentie met deze website zal de organisatie en/of Sumedia met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen conform het privacy statement. Stichting RCS krijgt volledig inzicht in uw gegevens. Uw gegevens worden verder niet aan derden verkocht of ter inzage gegeven. Wanneer u de website bezoekt, een actiepagina start, inlogt via een social media profiel of e-mailadres, of een donatie doet, worden gegevens vastgelegd. Stichting RCS en Sumedia kunnen deze informatie gebruiken om u te informeren over projecten en producten. Denk hierbij aan nieuwsbrieven of activiteiten rond de campagne- en actiepagina’s. Wanneer u berichten niet op prijs stelt kunt u de inschrijving opzeggen.

Cookies

Cookies vormen een essentieel onderdeel van het surfen op het web. Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw computer. Sumedia maakt gebruik van de informatie in cookies om de bezoeker te herkennen bij een volgend bezoek en gepersonaliseerde inhoud aan te bieden en het voor de bezoeker makkelijker te maken. Cookies worden ook gebruikt voor het verkrijgen van statistiekgegevens. U kunt uw browser zo instellen dat u tijdens een bezoek aan deze site geen cookies ontvangt.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies op deze site: Cookie Policy.

Verwijderen van content

Sumedia en Stichting RCS behouden zich het recht voor om ongepaste of auteursrechtelijke informatie die door gebruikers op de website wordt geplaatst (deels of geheel) te verwijderen.